missions et contrat

Le syndicat confie au syndic, qui l'accepte, mandat d'exercer la mission de syndic de l'immeuble désigné. L'objet de cette mission est notamment défini à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précitée et par le contrat voté en assemblée générale.

ce qui change

  • LE FORFAIT GLOBAL OBLIGATOIRE

    La rémunération du syndic professionnel est déterminée de manière forfaitaire. Toutefois, une rémunération spécifique peut être perçue en contrepartie des prestations particulières limitativement énumérées à l'annexe 2 du décret du 17 mars 1967 et dans les conditions stipulées au 7.2 du présent contrat (art. 18-1 A de la loi du 10 juillet 1965).

    Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire.

    Ne donnent lieu à aucune rémunération supplémentaire et sont comprises dans la rémunération forfaitaire :
    - les formalités de déclaration de sinistre concernant les parties communes et les parties privatives quand le sinistre a sa source dans les parties communes ;
    - la gestion des règlements aux bénéficiaires.
  • L'IMMATRICULATION DES COPROPRIETES

    Modification sensible de la détermination des tranches annuelles pour la réalisation de l’obligation d’immatriculation des syndicats de copropriétaires Les articles L 711-1 à L 711-7 du CCH traitent de l’immatriculation des syndicats de copropriétaires.
    Aux termes de l'article 53 III de la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, le I de l'article L. 711-2 du code de la construction et de l'habitation (soit la réalisation de l’immatriculation) est applicable à compter du :
    * 31 décembre 2016, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots ainsi que pour les syndicats de copropriétaires mentionnés au II du présent article ;
    * 31 décembre 2017, pour les syndicats de copropriétaires comportant plus de 50 lots ;
    * 31 décembre 2018, pour les autres syndicats de copropriétaires.

    Le texte initial fait référence à l’ensemble des lots (logement, commerce, cave, parking, etc., soit un travail titanesque selon M Buet, Président de la FNAIM. Bonne surprise avec l’apparition dans le projet de loi Égalité et Citoyenneté d’un amendement n° 829 à l’article 33 bis F précisant que seuls les lots principaux à usage de logement, de bureau ou de commerce seront décomptés dans les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation.
  • LA FICHE SYNTHETIQUE DE COPROPRIETE

    En application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic établit une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti, dont le contenu est défini par décret. Le syndic met à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année.

    Le syndic met cette fiche à disposition des copropriétaires. Il la communique dans les quinze (15) jours au copropriétaire qui en fait la demande par lettre recommandée avec accusé de réception.

inventaire détaillé des missions


GESTION COURANTE

• A ce titre, il effectue les visites et vérifications périodiques de la copropriété impliquées par la mission relative à l'administration, à la conservation, à la garde et à l'entretien de l'immeuble. Il est convenu la réalisatio de visite(s) et vérifications périodiques de la copropriété, d'une durée minimum de 1 heure, avec rédaction d'un rapport électronique interne au Cabinet.
• L'organisation de réunion(s) avec le conseil syndical d'une durée maximale de deux heures et demi (2h 30mn) dont 1 contrôle des comptes.
• Entretien courant et maintenance.
• Visites de la copropriété et vérifications, selon les stipulations prévues au contrat;
• Gestion des travaux d'entretien courant et de maintenance visés à l'article 45 du décret du 17 mars 1967 ;
• Vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs;
• Négociation, passation, suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel;
• Etablissement et présentation à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, de la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales;
• En vue de la consultation au cours d'une assemblée générale incluse dans le forfait, appel d'offres, étude des devis et mise en concurrence résultant de la demande d'une pluralité de devis ou de l'établissement d'un devis descriptif soumis à l'évaluation de plusieurs entreprises lorsque celle-ci est obligatoire dans le cadre des travaux de maintenance définis à l'article 45 du décret du 17 mars 1967.

CONSEIL SYNDICAL

  • • Mise à disposition et communication au conseil syndical de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndicat ou des lots gérés (notamment par accès en ligne sécurisé) ;
  • • Recueil des avis écrits du conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire.
    • Elaboration et mise à jour de la fiche synthétique de copropriété ;
    • Gestion de tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l'exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l'audit énergétique, qui peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat) ;
    • Etablissement et mise à jour du carnet d'entretien conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 ;
    • Etablissement et mise à jour de la liste des copropriétaires ;
    • Notification de l'exercice du droit de délaissement prévue au III de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
  • CONTENTIEUX HORS CHARGES

    • La mise en demeure d'un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception > OFFERT
    • La constitution du dossier transmis à l'avocat, à l'huissier de justice ou à l'assureur protection juridique (à l'exclusion des formalités visées au 7.2.4)
    • Le suivi du dossier transmis à l'avocat.

    COMPTABILITE

    • Comptabilité du syndicat.
    a) Etablissement des comptes de gestion et des annexes du syndicat des copropriétaires, conformément à l'article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965 ;
    b) Etablissement du budget prévisionnel, en collaboration avec le conseil syndical, conformément à l'article 14-1 de la même loi et au décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ;
    c) Présentation des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur.
    • Comptes bancaires.
    a) Ouverture d'un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, d'un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d'une décision de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
    b) Ouverture d'un compte bancaire séparé destiné à recevoir les cotisations prévues à l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.
    • Comptabilité séparée de chaque copropriétaire.
    a) Tenue des comptes de chaque copropriétaire ;
    b) Appel des provisions sur budget prévisionnel ;
    c) Imputations des consommations individuelles de fluide ou d'énergie ;
    d) Reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs en l'absence de relevé ;
    e) Appels sur régularisations de charge ;
    f) Appels des cotisations du fonds de travaux.
    • Autres
    a) Vérification et paiement des factures des fournisseurs et prestataires ;
    b) Recouvrement des créances auprès des tiers : relance par lettre simple avant mise en demeure ;
    c) Calcul des intérêts légaux au profit du syndicat ;
    d) Attestation de TVA aux fournisseurs et prestataires.
    • Remise au syndic successeur
    • Remise de l'état financier, de la totalité des fonds, de l'état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat.

    TRAVAUX

    • les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble, autres que ceux de maintenance ou d'entretien courant ;
    • les travaux portant sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance ;
    • les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux,
    • l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments ;
    es études techniques, telles que les diagnostics et consultations ;
    • d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de l'immeuble.

    SINISTRES

    • Souscription des polices d'assurance au nom du syndicat soumise au vote de l'assemblée générale.
    • Déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes
    • Règlement des indemnités aux bénéficiaires.

    ASSEMBLEES GENERALES

    1° Préparation de l'assemblée générale.
    a) Etablissement de l'ordre du jour;
    b) Mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives dans les conditions prévues à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
    2° Convocation à l'assemblée générale
    Elaboration et envoi de la convocation avec l'ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et des projets de résolutions.
    3° Tenue de l'assemblée générale.
    a) Présence du syndic ou de son représentant à l'assemblée générale suivant les stipulations prévues par le contrat au titre du forfait ;
    b) Etablissement de la feuille de présence, émargement, vérification des voix et des pouvoirs ;
    c) Rédaction et tenue du registre des procès-verbaux.
    4° Information relative aux décisions prises en assemblée générale.
    a) Envoi et notification du procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires (opposant ou défaillant) ;
    b) Information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l'assemblée générale par affichage d'un procès-verbal dans les parties communes.

    GESTION ADMINISTRATIVE

    a) Détention et conservation des archives, notamment les plans, le règlement de copropriété, l'état de répartition des charges, l'état de division, les procès-verbaux des assemblées générales, les diagnostics techniques, les contrats de travails des préposés du syndicat, les contrats d'assurance de l'immeuble et documents nécessaires pour leur mise en œuvre, les documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble dont les délais de contestation ne sont pas révolus, les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs ainsi que toute pièce administrative (l'assemblée générale, statuant à la majorité de tous les copropriétaires, peut décider de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais du syndicat en application du I de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) ;
    b) Transmission des archives au syndic successeur ;
    c) Elaboration et transmission au conseil syndical du bordereau récapitulatif des archives transmises au syndic successeur ;
    d) Mise à disposition d'un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés (sauf décision contraire de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965).

    GESTION DES PERSONNELS

    • Recherche et entretien préalable.
    • Etablissement du contrat de travail et de ses avenants éventuels.
    • Gestion des procédures de rupture du contrat de travail.
    • Paiement du salaire, tenue du livre des salaires, édition des bulletins de paies.
    • Déclarations et paiement aux organismes fiscaux et sociaux.
    • Attestations et déclarations obligatoires.
    • Gestion des remplacements pendant les congés, arrêts maladie et maternité.
    • Mise en place et mise à jour du document unique d'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs.
    • contrôle d'activité du personnel du syndicat.

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